Il protocollo è un sistema per la registrazione, archiviazione e classificazione della corrispondenza che esiste da sempre, sostanzialmente da quando esiste il concetto di pubblica amministrazione, ambito nel quale il flusso documentale raggiunge livelli quantitativi e di complessità decisamente elevati.
Con il progredire della tecnologia, i sistemi informatici per il protocollo sono entrati di prepotenza nella gestione documentale, e per questo i relativi strumenti sono sempre più la parte critica di queste attività.
Nel nostro caso lo strumento principale è appunto lo scanner, uno strumento in grado di convertire la corrispondenza cartacea in formato elettronico che ne consente quindi l’archiviazione elettronica e la conseguente possibilità di recupero ed indagine.
Uno scanner per protocollo informatico non è ovviamente uno scanner destinato ad uso consumer. Le caratteristiche di affidabilità, velocità e possibilità di automazione richieste in questo ambito, richiedono infatti macchine da reperire in una fascia di qualità decisamente superiore.
Lo scanner per protocollo informatico è chiamato a svolgere un gran numero di operazioni di scansione, per giunta ripetute un numero enorme di volte. Come si può immaginare le parti sottoposte ad usura, come il carrello che trasporta la lampada e il relativo sistema di trascinamento, oltre alla lampada stessa, sono quelle che più corrono il rischio di guastarsi e devono quindi rispondere a livelli elevati di resistenza.
Macchine di questo genere non sono quindi poco costose ed è compito di chi dirige il progetto prevedere accuratamente sia il livello medio di utilizzo che la probabilità di crescita e il relativo grado di aumento di traffico documentale in modo da poter pianificare il corretto numero di ricambi e di operazioni di manutenzione per poter garantire sempre il giusto livello di operatività.